O Microsoft Flow é uma ferramenta interessante que pode ajudá-lo a automatizar tarefas simples e processos mais complexos. Mas o que ele faz exatamente e como você pode usá-lo no seu negócio?

Conheça também o Microsoft Planner!

O Office 365 tem tantas peças móveis, a maioria das quais com marcas separadas e disponíveis. Individualmente, pode ser bastante difícil saber exatamente o que faz o quê e como você pode usar aplicativos, ferramentas e serviços individuais. Dessa forma, nesta matéria você conhecerá o Microsoft Flow. Confira:

O que o Microsoft Flow faz?

Microsoft Flow: saiba o que é para o que serve! - Foto: Divulgação/Microsoft
Microsoft Flow: saiba o que é para o que serve! – Foto: Divulgação/Microsoft

Se você é o tipo de pessoa que acompanha as notícias do mundo, provavelmente está ciente do impulso para a produtividade pessoal que vem crescendo durante quase todo o milênio. Dessa forma, o Flow é a tentativa da Microsoft de fornecer o tipo de automação para notificações, alertas, coleta de dados e comunicação que o ajudará a gastar menos tempo com o trabalho administrativo “chato”, mas necessário, e mais tempo com coisas interessantes (e produtivas).

Pense no Flow como IFTTT, mas com uma inclinação para o escritório, em vez de IoT ou hardware.

Microsoft Flow: saiba o que é para o que serve! – Foto: Reprodução/Rafael Pimenta

O Flow permite que você crie “fluxos” (abreviação de “fluxos de trabalho”) que são baseados em eventos de “gatilho”. Por exemplo, você pode criar um fluxo que baixe as respostas de um questionário do Microsoft Forms para o Dropbox regularmente ou publique uma mensagem em um canal do Slack se uma versão do Studio Visual falhar.

Quem pode usar a ferramenta?

Qualquer pessoa pode usar o Flow e se inscrever para uma conta gratuita da Microsoft. Pessoas com uma assinatura do Office 365 também podem usar o Flow, mas obtêm praticamente a mesma funcionalidade que as pessoas com uma conta gratuita da Microsoft.

O Flow também vem com versões comerciais do Office 365 e Dynamics 365, mas diferentes níveis de assinatura obtêm diferentes versões de fluxo que correspondem às contas pagas e gratuitas. É um pouco confuso, mas você pode verificar os detalhes na página de preços da Microsoft.

Além disso, você também pode pagar por uma conta Flow se planeja usar mais do que a conta gratuita permite. Existem três planos de preços:

  • Flow Livre: O plano gratuito permite criar fluxos ilimitados, mas você só tem 750 execuções por mês e verificações acontecem a cada 15 minutos;
  • Plano 1 do Flow: este plano custa R$ 70,80 por mês. Dessa forma, você obtém 4.500 execuções por mês e as verificações acontecem a cada três minutos. Além disso, você também obtém alguns conectores premium para serviços como MailChimp e Salesforce;
  • Plano 2 do Flow: este plano custa R$ 188,90 por mês. Dessa forma, você obtém 15.000 execuções por mês e verificações acontecem a cada minuto. Além disso, você obtém os mesmos conectores premium fornecidos pelo Plano de Fluxo 1 e também obtém acesso às configurações de política da organização e a vários fluxos de processos de negócios.

Você pode se inscrever para uma avaliação gratuita por 90 dias de um dos planos pagos, que deve ser longo o suficiente para descobrir se vale a pena gastar o dinheiro.

O que posso fazer com o Flow?

Microsoft Flow: saiba o que é para o que serve! - Foto: Divulgação/Microsoft
Microsoft Flow: saiba o que é para o que serve! – Foto: Divulgação/Microsoft

O objetivo do Flow é eliminar o incômodo de tarefas que um computador poderia estar fazendo por você. Isso pode ser tão simples quanto receber um alerta por email quando alguém modifica um arquivo no Dropbox ou tão complexo quanto um fluxo de trabalho de várias etapas com aprovações, alertas e notificações que se baseiam em uma análise do Power BI de dados em tempo real.

Você pode criar três tipos principais de fluxo:

  • Automatizado: um fluxo disparado automaticamente por um evento, como a chegada de um e-mail ou a alteração de um arquivo;
  • Botão (Manual): um fluxo acionado manualmente por um botão que você pressiona;
  • Programado: um fluxo executado em um horário definido, uma vez ou como uma ação recorrente.

Os usuários corporativos em um plano pago também têm acesso a fluxos de processos de negócios, que orientam a equipe pelas etapas de entrada de dados, com a capacidade de acionar outros fluxos com base nos dados.

Muitas vezes é difícil pensar em maneiras de usar esse tipo de ferramenta, portanto a Microsoft forneceu um grande número de modelos que você pode escolher, alguns deles projetados para situações específicas (produtividade, vendas, desenvolvimento de software, etc.) e o resto deles usando conectores específicos. Um conector é um link entre o Flow e outro aplicativo.

Microsoft Flow: saiba o que é para o que serve! - Foto: Reprodução/ How To Geek
Microsoft Flow: saiba o que é para o que serve! – Foto: Reprodução/ How To Geek

Existem conectores para um grande número de aplicativos, incluindo todos os aplicativos da Microsoft com uma interface SAAS (incluindo GitHub), juntamente com conectores para Slack, Dropbox, Gmail, MailChimp, Jira, Twitter, BaseCamp e dezenas de outros. Alguns deles estão disponíveis apenas para clientes premium (ou seja, pagos), mas a maioria deles são serviços corporativos como BitBucket e Salesforce que você não precisaria como um usuário pessoal. Além disso, também existem conectores para protocolos como FTP e RSS. No total, há conectores para 323 aplicativos e protocolos. Por fim, você pode escrever o seu próprio se precisar de um diferente.

Como posso usar o Flow para minha empresa?

Microsoft Flow: saiba o que é para o que serve! - Foto: Reprodução/ How To Geek
Microsoft Flow: saiba o que é para o que serve! – Foto: Reprodução/ How To Geek

Existem tantos processos em que você pode usar o Flow, mas é difícil saber por onde começar. No nível individual, pode ser algo relativamente simples. Por exemplo, um proprietário de conteúdo pode manter uma página na intranet que inclui uma lista do SharePoint de, digamos, fornecedores aprovados em vários escritórios.

Você pode usar o Microsoft Flow em conjunto com um formulário para permitir que os administradores de escritório enviem um novo fornecedor aprovado que adiciona automaticamente à lista do SharePoint, mas também aciona uma aprovação de fluxo de trabalho que também alerta as compras que também podem precisar estar envolvidas de alguma forma.

Além disso, existem várias outras ideias que podem ser alcançadas com o Flow, incluindo:

  • Garantir a governança de conteúdo em intranets e em bibliotecas de políticas para lembrar os proprietários de conteúdo e autores de revisar as páginas e arquivos para que estejam atualizados;
  • Registrar chamadas de suporte em um helpdesk e permitir que os usuários acompanhem o progresso e recebam notificações;
  • Usar formulários para agilizar solicitações e aprovações e, em seguida, agregar notificações em um local útil para os usuários;
  • Arquivar documentos, dados e até sites em seu local de trabalho digital para alinhar com sua estrutura de governança e políticas relacionadas;
  • Uma ampla gama de recursos de automação de vendas e marketing, incluindo o envio de e-mails de marketing de acompanhamento com base nas ações do cliente para atualizar seu sistema CRM;
  • Monitoramento de mídia social externa em vários canais.

Além disso, o Flow também pode fazer parte de seus aplicativos de negócios personalizados e até mesmo sistemas corporativos baseados no Office 365. Por exemplo, algumas pessoas usam o Flow como parte dos aplicativos que criam para clientes.

O Flow é melhor que o IFTTT?

A resposta depende do que você precisa deles. O Flow é mais focado na empresa e no software. Por outro lado, o IFTTT é mais focado no usuário e na IoT. Portanto, se você deseja que suas luzes se acendam em resposta a uma mensagem do Slack, o IFTTT é sua melhor aposta. Se você quiser que uma lista do SharePoint seja atualizada sempre que alguém responder a uma pesquisa criada, o Flow é a melhor opção. Ambos são bons no que fazem e, para algumas tarefas, você pode usar qualquer um deles com prazer.

Perguntas Frequentes

Para que serve o Microsoft Flow?

O Flow é a tentativa da Microsoft de fornecer o tipo de automação para notificações, alertas, coleta de dados e comunicação que o ajudará a gastar menos tempo com o trabalho administrativo “chato”, mas necessário, e mais tempo com coisas interessantes (e produtivas).

Como criar um fluxo no flow?

1. Primeiramente, entre no Power Automate;
2. Em seguida, selecione a guia Meus fluxos;
3. Agora, selecione “Criar” do zero;
4. Por fim, selecione o botão “Criar” de um modelo em branco.

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